being&doing

≪経理部の取組みについて≫

経理部では１２月から帳簿を撤廃し会計ソフトに一本化しようとしています。今迄も会計ソフトは利用してきたのですが、当社では何十年と使用してきた帳簿に未だ重きを置き、ソフトはあくまで補助的役割として数字を計算させることだけに使ってきました。そのため詳細にわたる入力方法や登録に決まりがなく、私はまずその規則を作るというところから始めたのです。

当初は私の多大な事務負担を考慮した会社からの指示通り、７月からの５ヵ月間を準備期間として７月の伝票からのみ入力方法を変更していました。しかし、これでは当然今回の決算時にはデータとして活用できず、入力したデータがどのように反応するのかも見ることができません。

そこで、来年の期末に突然会計ソフトのみの決算となるよりも、帳簿と会計ソフトの両方がある状態で一度決算処理をしておいたほうが良いと思い、自主的に多大な事務処理をする決断をしました。

すなわち、昨年１２月からの詳細項目を全件入力し直し、消去・登録を繰り返し、帳簿主体を改め、今期の決算から会計ソフト主体で資料を作れるようにしていったのです。

また、過去の資料を見る時に今でも請求書を引っ張り出すことがたまにあるので、そういったことをしなくとも総勘定元帳を見れば分かるように入力内容を増やしたり、事前に用意の必要な支払いについてはその旨を明記したりと、将来資料として役立つ総勘定元帳となるよう日々取り組んでいます。

請求書・仕切書の発送を確認しながら行なっていることから、営業の方々の簡単な事務処理をもお手伝いできればと思っています。